PHIPA — ONTARIO · GUIDE INFORMATIF
Liste de vérification PHIPA pour cliniques de l'Ontario
Dix points concrets à considérer lorsque votre clinique choisit des outils qui touchent les renseignements des patients — y compris un service de réponse téléphonique. Pour chaque point, voici comment Callara peut vous soutenir.
Connaître votre rôle : dépositaire ou mandataire
En vertu de la PHIPA, votre clinique est le dépositaire des renseignements sur la santé. Tout fournisseur qui traite ces renseignements en votre nom est un mandataire. Confirmez par écrit le rôle de chaque partie et que le mandataire n'utilise l'information qu'aux fins que vous autorisez.
Avec Callara : Callara agit comme votre mandataire, pas comme dépositaire — votre clinique demeure le dépositaire. Callara ne décide pas de l'usage des renseignements des patients; il suit vos directives et fournit une entente de mandataire sur demande.
Garder les données au Canada
Décidez où les renseignements sur la santé sont stockés et traités, et confirmez que vos fournisseurs les gardent au Canada lorsque possible pour réduire l'exposition transfrontalière.
Avec Callara : Callara stocke les données au Canada (Supabase, région de Toronto). Vos données ne quittent pas le pays en fonctionnement normal.
Chiffrer les données en transit et au repos
Les renseignements sur la santé devraient être chiffrés lorsqu'ils circulent sur les réseaux et lorsqu'ils sont stockés. Demandez à chaque fournisseur quelles normes il utilise.
Avec Callara : Callara chiffre les données en transit (TLS 1.3) et au repos (AES-256).
Contrôler les accès et conserver des journaux d'audit
Limitez qui peut voir les renseignements des patients et conservez des journaux d'accès pour pouvoir vérifier qui a vu quoi et quand.
Avec Callara : Callara conserve des journaux d'audit complets des accès et prend en charge l'accès basé sur les rôles à votre compte.
Mettre en place une entente écrite avec chaque fournisseur
Concluez une entente écrite avec tout fournisseur qui traite des renseignements sur la santé, précisant les mesures de protection, les usages permis et les responsabilités.
Avec Callara : Callara fournit une entente de mandataire et un addendum de traitement des données (DPA) sur demande pour les cliniques de l'Ontario.
Ne recueillir que le nécessaire, avec consentement
Limitez la collecte à ce qui est nécessaire pour la fin visée et gérez le consentement quant à la collecte et à l'utilisation de l'information.
Avec Callara : Vous configurez ce que Callara demande aux appelants, de sorte qu'il ne recueille que les détails nécessaires à votre accueil — rien de plus.
Disposer d'un processus en cas d'atteinte
Sachez comment vous détecterez, contiendrez et signalerez une atteinte à la vie privée, et comment vos fournisseurs vous aviseront si une atteinte survient de leur côté.
Avec Callara : Callara avise votre responsable de la vie privée si une atteinte touchant vos données est constatée, afin que votre clinique puisse remplir ses propres obligations de signalement. Demandez-nous les détails par écrit.
Établir des règles de conservation et de suppression
Déterminez combien de temps l'information est conservée et confirmez que vous pouvez la faire supprimer lorsqu'elle n'est plus nécessaire ou sur demande.
Avec Callara : Callara supprime vos dossiers sur demande. Confirmez avec nous par écrit les délais qui conviennent à votre politique de conservation.
Soutenir l'accès et la correction par le patient
Les patients ont le droit d'accéder à leurs dossiers et d'en demander la correction. Assurez-vous de pouvoir récupérer l'information détenue par vos fournisseurs.
Avec Callara : Callara peut exporter les dossiers associés à votre compte sur demande afin que vous puissiez répondre aux demandes d'accès des patients.
Former votre équipe et documenter vos mesures
Formez le personnel au traitement de la vie privée et conservez une documentation (comme une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée) des mesures que vous et vos fournisseurs avez mises en place.
Avec Callara : Callara peut fournir de la documentation pour appuyer votre évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP). La formation de votre propre personnel demeure la responsabilité de votre clinique.
FAQ
Cette liste de vérification est-elle un conseil juridique ?
Non. Il s'agit d'information générale et éducative pour aider les cliniques de l'Ontario à réfléchir à la PHIPA au moment de choisir des outils et des fournisseurs. Pour un avis propre à votre clinique, consultez un professionnel de la vie privée ou un avocat, et voyez les directives officielles du CIPVP de l'Ontario.
Callara est-il « conforme à la PHIPA » ou certifié ?
La PHIPA ne prévoit pas de certification. La conformité est une propriété de votre clinique et de son fonctionnement — ce n'est pas quelque chose qu'un fournisseur certifie en votre nom. Callara est un fournisseur de services (mandataire) qui offre des mesures concrètes — résidence des données au Canada, chiffrement, journaux d'audit et une entente de mandataire/DPA sur demande — pour soutenir vos propres obligations PHIPA.
Callara remplace-t-il notre programme de confidentialité ?
Non. Votre clinique demeure le dépositaire des renseignements sur la santé et est responsable de ses propres politiques, de la formation du personnel et des signalements. Callara soutient des mesures techniques et contractuelles précises à titre de mandataire.
Comment obtenir l'entente de mandataire et le DPA ?
Écrivez à privacy@callara.ca en précisant que vous êtes une clinique de l'Ontario. Nous partagerons l'entente de mandataire et l'addendum de traitement des données PHIPA, ainsi que la documentation pour votre évaluation des facteurs relatifs à la vie privée.
Une clinique de l'Ontario qui envisage un service de réponse IA ?
Demandez notre entente de mandataire et notre DPA PHIPA à privacy@callara.ca — ou commencez un essai gratuit de 7 jours.
